名簿から案内文を人数分まとめて作る手順｜差し込みテキスト

同じ文面を人数分そろえたい。名前と日付だけが違う連絡を、20人ぶん用意したい。

そんなときに使うのが差し込みテキスト作成ツールです。型を1つ書いて名簿を貼れば、人数分の文面が並びます。

まず「例を入れる」で動きを見る

手元に名簿が無くても試せます。「例を入れる」を押すと、型と表の両方が入ります。

この例には、実際の名簿で起きることが3つとも入っています。空欄のある行、使わない列、そして複数の項目を1つの文に入れる形です。

型の書き方は1つだけ覚えればよい

差し替えたい場所に {{名前}} と書きます。二重の波かっこで項目名をはさむ形です。

項目名は表の見出しと同じ文字にします。表の1列目の見出しが「名前」なら、型には {{名前}} と書きます。

表は1行目が見出しです。2行目から下がデータで、その行数ぶんの文面ができます。

表は表計算ソフトからそのまま貼れる

Excel や Google スプレッドシートで範囲を選んでコピーすると、タブ区切りの文字になります。それをそのまま貼り付けられます。

区切りは自動で判定します。最初の1件（見出しの行）にタブがあればタブ、無ければカンマです。

食い違いは黙って通さない

差し込みでいちばん怖いのは、失敗が静かに起きることです。項目名が1文字違うだけで、その場所は埋まりません。

このツールは埋まらなかった場所を2か所で知らせます。

1つは通知です。{{会場}} のように、型に書いたとおりの形で名指しします。

もう1つは出来上がった文面そのものです。埋まらなかった場所は空にせず、波かっこを残します。

空にすると「集合は です。」となり、読めてしまうので見落とします。波かっこが残っていれば目で見つかります。

使っていない列も教える

表にあって型で使っていない見出しも知らせます。「連絡先」を差し込むつもりで書き忘れた、という取りこぼしが分かります。

空欄の扱いは3通りから選ぶ

名簿には空欄が混ざります。ふりがなが入っていない行、場所が未定の行などです。

空欄をどう扱うかは文面によって変わるので、3通りから選べます。

「空のままにする」は既定です。ふりがなのように、無くても文が壊れない項目に向きます。

「その行を出さない」を選ぶと、空欄のある行が落ちます。落ちた行の番号が通知に出るので、名簿のどこを直せばよいか分かります。

「代わりの語を入れる」は、空欄に決まった語を入れます。「（未記入）」のような断りを入れたいときに使います。

どの扱いを選んでも、空欄が何件あったかは同じように出ます。扱いを変えても件数という事実は変わらないためです。

コピーは1件ずつでも全件でもできる

貼り付け先が1人ずつ違うときは、カードごとの「コピー」を押します。

全部をまとめて受け取りたいときは「まとめてコピー」です。区切り方を3つから選べます。

• 空行で区切る
• 区切り線を入れる
• 番号見出しを付ける

文面そのものに空行が入ることがあるので、境目が読めない形にならないよう選べるようにしています。

1件ごとの文字数も出る

カードの見出しには文字数が付きます。貼り付け先に文字数の制限があるとき、送る前に引っかかる件を見つけられます。

数え方は見た目の1文字（書記素）です。絵文字や結合した濁点も1文字として数えます。

より詳しい集計は文字数カウンターに渡してください。バイト数や原稿用紙の枚数まで出ます。

受け付ける大きさ

表は300行・30列・100,000文字まで、型は5,000文字までです。

画面に並ぶのは先頭30件です。それを超えたときは総数を併記して打ち切りますが、まとめてコピーには全件が入ります。

送信はしません

このツールが作るのは文字だけです。出来上がった文面をコピーして、ふだん使っているメールやチャットに貼り付けてください。

名簿は個人情報そのものです。入力した内容はブラウザの中だけで処理し、サーバーへは送りません。

差し込む前に不要な行を落とすなら行抽出・行フィルタツールが向きます。

1つの文章の語をまとめて書き換えるならテキスト置換ツールです。